Devez-vous réaliser votre fichier client sur excel ?

Pour certaines organisations, l'expérience de la création d'un fichier client commence avec Excel, ou tout autre tableur. Toutefois, on peut évaluer les avantages et les inconvénients de cette option par rapport aux autres alternatives. D'ailleurs, Excel dispose également d'une version en ligne qui permet de partager facilement des données et de collaborer avec d'autres personnes.

Les avantages de l'utilisation d'Excel

Excel constitue un excellent point de départ, car ce logiciel est très largement utilisé et abordable (certains logiciels similaires sont même gratuits, tel que le tableur de la suite Google : Google Sheets). Cela réduit le coût, en matière de finance réelle ainsi que le temps nécessaire à la formation du personnel. En outre, la plupart des cadres logiques sont créés dans Excel. Il est clair qu'en tant qu'outil, il a un rôle clé à jouer.

Créer un outil de collecte de données dans Excel est très facile. Il n'est pas nécessaire d'apprendre un langage de programmation ou un outil de configuration. Il suffit de saisir les titres des lignes et des colonnes. Il est également facile d'ajouter des formules pour calculer des totaux ou des moyennes. Avec des connaissances un peu plus poussées, vous pouvez également créer des champs verrouillés et des macros.

Si vous n'êtes pas à l'aise avec les fonctions avancées, il existe désormais plusieurs endroits pour trouver de l'aide.

Les inconvénients de l'utilisation d'Excel

Pour les petites organisations, Excel est un excellent outil à utiliser et les inconvénients sont gérables. Cependant, pour les moyennes et les grandes organisations, le plus grand défi est celui de la qualité des données. La mauvaise qualité des données peut être due à plusieurs raisons.

Tout d'abord, les données peuvent tout simplement manquer ou, du moins, être communiquées tardivement. Pour gérer ce problème, il faut souvent utiliser plusieurs feuilles de calcul. À mesure que votre équipe s'agrandit, il devient plus difficile de savoir qui a envoyé des données. 

D'ailleurs, il est facile de faire des erreurs, en faisant des copier-coller de chaque feuille de source. Enfin, vous pouvez commencer à voir des données incohérentes. Selon la taille de l'organisation, les données sont souvent agrégées à des niveaux inférieurs avant d'être centralisées. En matière de validation des données et règles, Excel offre quelques options dans ce domaine, mais elles sont limitées.

Les limites d'Excel

Bien qu'il s'agisse d'un outil redoutable, il existe des situations où son utilisation pour un fichier client ou pour un fichier de prospection n'est pas le meilleur choix. Pour le savoir, les critères clés suivants sont à prendre en compte :

• L'échelle. Lorsque votre projet s'étend sur plusieurs endroits, comme l'e-commerce, les défis liés au travail avec des équipes décentralisées augmentent le coût. Vous commencerez à constater certains problèmes. À un certain point, le passage à un système piloté fera gagner du temps. Il améliorera considérablement la qualité de vos données.
• La normalisation. Si vous expérimentez de nouvelles approches et activités, le type de données pour gérer et évaluer votre travail pourra être incertain. Lorsque vous recueillez progressivement des preuves pour tester les hypothèses inhérentes à votre approche, vous pouvez faire des ajustements. Lorsque vos activités deviennent plus standardisées, vous devez investir dans de meilleurs outils de collecte et de traitement des données.

Nous vous conseillons, alors, d'opter pour un CRM ou logiciel de gestion de la relation client.