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E-mail et RGPD : comment créer des campagnes d'emailing conformes ?

Avec le RGPD, les entreprises doivent rester vigilantes sur le traitement des données personnelles. En effet, si elles ne sont pas conformes à la réglementation, elles s’exposent à des pénalités financières. Si votre entreprise n’est pas conforme au RGPD, cela va vous affecter du point de vue financier et cela va impacter la réputation de votre marque.

L’importance d’accéder au consentement des contacts 

En matière de RGPD, il est crucial d’avoir le consentement des contacts présents sur votre liste. Assurez-vous que vos contacts vous aient octroyé leur consentement à travers un acte positif clair. Si la personne concernée est restée silencieuse ou qu’elle n’a entrepris aucune action, cela ne signifie pas qu’elle ait donné son consentement. Il faut éviter de recourir aux cases pré-cochées afin d’extorquer le consentement de vos contacts.

Il est conseillé de recourir au double opt-in, même si ce n’est pas obligatoire. Cette méthode consiste à acquérir deux fois le consentement de l’utilisateur avant de l’inclure dans la liste de contacts. Pour commencer, vous pouvez inciter la personne à remplir un formulaire. Ensuite, confirmez avec un email de confirmation. En opérant ainsi, il n’y aura pas de doute sur le consentement de vos contacts.

La capacité de prouver le consentement

Il faut savoir que le RGPD s’applique avec la totalité de vos données et non seulement aux informations obtenues après l’application du texte le 25 mai 2018. Vous devrez être capable de démontrer que vous avez le consentement de tous les contacts recueillis avant l’entrée en vigueur du RGPD.  

Si vous remarquez que vous n’avez pas obtenu un consentement exprès et bien documenté pour tous vos contacts, vous devrez adopter des mesures rectificatives. Vous avez deux alternatives :

  • Retirer les contacts n’ayant pas fourni leur consentement

C’est l’option la plus sûre. Si vous n’êtes pas certain d’avoir la preuve du consentement de vos listes de vos contacts, retirez ces personnes de votre liste de contact. Vous serez convaincu que vous n’allez pas à l’encontre du RGPD.

  • Lancer une campagne de requalification

Vous pouvez envoyer une campagne de requalification à vos contacts. Toutefois, le RGPD est déjà en vigueur. De ce fait, si vous choisissez cette alternative, ce sera à vos risques et périls. 

La possibilité de se désabonner aisément

Afin de rester conforme au RGPD, vous devez donner à vos clients un lien de désinscription fonctionnel. Cette option était déjà obligatoire avant l’entrée en vigueur du texte du 25 mai 2018. Toutefois, les sanctions imposées sont plus strictes.

Il est nécessaire que le lien de désinscription soit présent sur tous les emails marketing envoyés aux clients. Si un de vos contacts appuie sur le lien de désinscription, demandez-lui les raisons de son choix.  Cela vous aidera à optimiser votre stratégie de communication. 

La mise à jour des mentions d’information afin de faire valoir les droits des contacts 

Avec le RGPD, le site doit prendre en compte les obligations relatives aux droits des destinataires. Vos contacts doivent être capables de faire valoir leurs droits à l’accès, à la rectification et à l’effacement de leurs données personnelles.

Lorsque vous mettez en place des campagnes d’emailing, vous devrez faire en sorte qu’elles soient conformes aux exigences RGPD. Dans chaque email, il est nécessaire d’indiquer aux internautes : 

  • Comment ils peuvent faire valoir leurs droits ;
  • La personne référente de la campagne et montrer son nom, son prénom, son email et son numéro de téléphone. 

Vous l'avez compris, e-mail et RGPD ont un lien étroit qui doit être respecté rigoureusement.

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